Hinweisgeberschutzgesetz/Beschwerdeverfahren nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz
Verfahrensordnung zum Beschwerdeverfahren nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)
Allgemeines:
Die nachfolgende Verfahrensordnung regelt die Bearbeitung von in dem Meldesystem eingehenden Hinweisen auf mögliche Verstöße gegen das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG).
Die Beschwerden können sowohl schriftlich als auch mündlich eingereicht werden. Hierfür stehen verschiedene Kanäle zur Verfügung, darunter ein Online-Formular auf unserer Website und eine telefonische Hotline.
Die
Hinweise werden dabei ausschließlich anonym abgegeben, so dass die
Vertraulichkeit der Identität der Hinweisgeber gewahrt wird und der
Hinweisgeber aufgrund der
eingereichten Beschwerde keine Benachteiligung oder Bestrafung zu fürchten hat.
Die mit der Durchführung des Verfahrens betrauten Person bieten
während des ganzen Verfahrens Gewähr für unparteiisches Handeln und
unterliegen der Verschwiegenheit.
Ablauf des Verfahrens bei Eingang eines Hinweises:
1. Eingang des Hinweises im Hinweisgebersystem
Hinweise auf mögliche Verstöße werden über das Hinweisgebersystem entgegengenommen.
2. Mitteilung an den Hinweisgeber über den Erhalt des Hinweises
Sobald der Hinweis in unserem Meldesystem eingeht, wird der Hinweisgeber in einem über den Eingang des Hinweises informiert. Diese Bestätigung umfasst eine kurze Zusammenfassung und Informationen zu den nächsten Schritten im Verfahren.
3. Erörterung des Sachverhaltes und ggfs. weitere Aufklärung
Nachdem einer unserer Bevollmächtigten die Hinweise gesichtet und geprüft hat, wird der Sachverhalt gemeinsam mit dem Hinweisgeber erörtert. Hierbei können zusätzliche Informationen oder Belege vom Hinweisgeber angefordert werden. Die Erörterung erfolgt ausschließlich anonym.
4. Bewertung der rechtlichen Situation
Basierend auf den gesammelten Informationen bewertet einer der Bevollmächtigten die rechtliche Situation und prüft, ob ein Verstoß gegen die Sorgfaltspflichten nach dem LkSG vorliegt.
5. Ableitung von Maßnahmen, um eventuellen Missständen Rechnung zu tragen
Auf Grundlage der gesammelten Informationen bewertet nun einer der Bevollmächtigten die rechtliche Situation und prüft, ob ein Verstoß gegen die Sorgfaltspflichten nach dem LkSG vorliegt. Bei Feststellung eines Missstands werden geeignete Maßnahmen zur Behebung bestehender Risiken und Verstöße und Maßnahmen zur Prävention zukünftiger Verstöße abgeleitet. Diese Maßnahmen können organisatorische, technische oder vertragliche Änderungen umfassen.
6. Rückmeldung an den Hinweisgeber
Nach Abschluss der Prüfung wird der Hinweisgeber über das Ergebnis der Untersuchung und die ergriffenen Maßnahmen informiert.
7. Abschluss des Verfahrens
Nach der Rückmeldung an den Hinweisgeber und der Umsetzung der Maßnahmen wird das Verfahren abgeschlossen. Der Abschluss wird dokumentiert und die entsprechenden Unterlagen werden archiviert.
Gelangen Sie hier zu unserem Hinweisgebersystem.
Whistleblower Protection Act / Complaints Procedure according to the Supply Chain Due Diligence Act
The German Whistleblower Protection Act came into force on July 2, 2023, implementing the EU Whistleblower Directive into national law. Under this law, all companies and organizations within EU member states with more than 50 employees are required to establish a whistleblowing management system within their organization, which includes a whistleblower system (referred to as an "internal reporting channel" in the directive).
The Whistleblower Protection Act protects whistleblowers and establishes uniform standards for reporting misconduct and protecting those who report. External reporting agencies also handle anonymous reports.
Employees in companies and public authorities often notice irregularities first and, through their reports, can help uncover, investigate, address, and prevent legal violations. Whistleblowers take responsibility for society and therefore deserve protection from discrimination or retaliation that may result from their reports and potentially deter them.
Our company has, of course, complied with the obligation to establish a system for whistleblowers. You can access it through the link below.
Procedural rules for complaints according to the Supply Chain Due Diligence Act (LkSG)
General information:
The following procedural rules regulate the handling of notifications in the reporting system regarding possible violations of the Supply Chain Due Diligence Act (LkSG).
Complaints can be submitted in writing or verbally. Various channels are available for this purpose, including an online form on our website and a telephone hotline.
Reports are submitted exclusively anonymously, ensuring the confidentiality of the whistleblower's identity and safeguarding them from discrimination or retaliation due to the filed complaint.
The individuals responsible for carrying out the procedure guarantee impartiality throughout the entire process and are bound by confidentiality.
Procedure after receiving a report:
- Receipt of the report in the whistleblower system
Reports of potential violations are received through the whistleblower system.
- Notification to the whistleblower
Once the report is received in our system, the whistleblower is informed of the report’s receipt. This confirmation includes a brief summary and information on the next steps in the process.
- Discussion of the facts and further clarification if necessary
After reviewing and assessing the report, one of our authorized representatives discusses the case with the whistleblower. Additional information or evidence may be requested from the whistleblower. This discussion is conducted anonymously.
- Assessment of the legal situation
Based on the collected information, one of the authorized representatives assesses the legal situation to determine whether a violation of due diligence obligations under the LkSG has occurred.
- Derivation of measures to address potential misconduct
Based on the gathered information, one of the authorized representatives assesses the legal situation and determines whether a violation of the LkSG's due diligence obligations exists. If misconduct is identified, appropriate corrective measures are taken to address existing risks and violations, and preventive measures are derived to prevent future violations. These measures may include organizational, technical, or contractual adjustments.
- Feedback to the whistleblower
Upon conclusion of the review, the whistleblower is informed of the investigation’s outcome and the measures taken.
- Conclusion of the procedure
After providing feedback to the whistleblower and implementing the measures, the procedure is concluded. The conclusion is documented, and relevant records are archived.
Access our whistleblowing system here.
举报人保护法/ 供应链尽职调查法下的投诉程序
德国的《举报人保护法》于2023年7月2日生效，将欧盟的举报人指令转化为国家法律。根据该法律，欧盟成员国中拥有超过50名员工的所有公司和机构都必须在其组织内建立举报管理系统，其中包括举报人系统（在指令中称为“内部举报渠道”）。
《举报人保护法》保护举报人，并建立了统一的标准来报告不当行为并保护报告人。外部举报机构也会处理匿名举报。
公司和公共机构的员工通常最先察觉到不当行为，通过举报帮助揭露、调查、追查和阻止违法行为。举报人承担社会责任，因此应获得保护，以防止因举报而可能遭受的歧视或报复，这种报复可能会阻止其进行举报。
我公司当然已履行建立举报人系统的义务。您可以通过以下链接访问该系统。
供应链尽职调查法（LkSG）下的投诉程序程序规则
概述：
以下程序规则规范了举报系统中关于可能违反《供应链尽职调查法》（LkSG）的举报处理。
投诉可以书面或口头提交。为此提供了多种渠道，包括我们网站上的在线表单和电话热线。
举报完全匿名提交，确保举报人身份的保密性，使举报人不会因提交的投诉而担心受到歧视或报复。
负责实施该程序的人员在整个过程中确保公正行为，并遵守保密义务。
收到举报后的程序：
- 举报系统中的举报接收 通过举报系统接收可能的违规举报。
- 通知举报人已收到举报 举报进入我们的系统后，举报人会收到通知确认已收到举报。确认包括简要总结和有关流程下一步的信息。
- 事实讨论及必要时进一步澄清 在我们的授权代表查看和评估举报后，将与举报人讨论案件。可能会要求举报人提供更多信息或证据。讨论完全匿名进行。
- 法律情况评估 根据收集到的信息，我们的授权代表评估法律情况，以确定是否存在违反《LkSG》尽职义务的行为。
- 制定措施以应对潜在不当行为 根据收集的信息，我们的授权代表评估法律情况并确认是否存在违反LkSG的行为。如果发现不当行为，将采取适当措施，以解决现有风险和违规行为，并制定预防未来违规行为的措施。这些措施可能包括组织、技术或合同调整。
- 向举报人反馈 审查完成后，举报人将被告知调查结果和所采取的措施。
- 程序结束 在向举报人提供反馈并实施措施后，程序结束。程序的结束将被记录，并将相关文件归档。